Nach 10-jähriger Berufstätigkeit u.a. in leitenden Positionen in einem Bauunternehmen gründete Bauingenieur B.Sc. Fabian Rahlmann Anfang 2019 im niedersächsischen Hoya die Rahlmann Hoch- und Tiefbau GmbH. Aufgrund der guten Auftragslage im Baugewerbe wuchs das Unternehmen schnell auf zehn Mitarbeiter und somit auch die administrativen Tätigkeiten. Zur Unterstützung der Verwaltungsaufgaben suchte Rahlmann daher eine entsprechende Software. Seine Wahl fiel auf das mobile Baustellenmanagementsystem 123erfasst.
Rahlmann Hoch- und Tiefbau ist im Erd-, Rohrleitungs- und Kanalbau sowie in der Umwelttechnik und im Schlüsselfertigbau von Wohn- und Gewerbeimmobilien tätig. Geplant ist, Abbrucharbeiten und die damit zusammenhängenden Tätigkeiten sowie den Handel mit Baustoffen ins Portfolio mit aufzunehmen. Der Kundenstamm mit 60 % öffentlichen, 30 % gewerblichen und 10 % privaten Auftraggebern rekrutiert sich aus dem Bremer Umland.
Umfangreiche Funktionalitäten und einfache Bedienung
Angefangen hat Fabian Rahlmann mit einem Mitarbeiter, ein Helfer sollte dazukommen. Positiv überrascht war der Bauingenieur von der enormen Nachfrage. Die Aufträge wurden komplexer und das Auftragsvolumen immer größer. Dementsprechend wuchs der Verwaltungsaufwand. Daher entschied sich Fabian Rahlmann Mitte 2019 den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Prozesse zu optimieren. Der Bauingenieur erklärt: „Ich möchte mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren und nicht meine Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen.“ Bei seiner Marktrecherche wurde der Firmengründer auf die mobile Lösung 123erfasst aufmerksam und entschied sich, diese einzusetzen. Ausschlaggebend neben den umfangreichen Funktionalitäten angefangen bei der Zeiterfassung, über die Einsatzplanung von Personal, Material und Maschinen sowie die Fotodokumentation und das Erstellen des Bautagebuches etc. war die Einfachheit in der Bedienung.
Hat anfangs noch der Baubetriebsleiter die Kollegen morgens in 123erfasst auf der entsprechenden Baustelle angemeldet und die Anwesenheitszeiten erfasst, so wurden bald alle Mitarbeiter mit mobilen Geräten ausgestattet. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Finger-Klicks ausreichen. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt 123erfasst per Funk an die Lohnbuchhaltung. Dort prüft die Kollegin die Daten und liest diese dann zwecks Abrechnung in die Lohnbuchhaltungssoftware ein. „Heute muss die Lohnbuchhaltung nicht mehr am Ende der Woche oder des Monats die Informationen von den per Hand ausgefüllten Zetteln ins System eingeben. Diese Prozedur ist nicht nur äußerst zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig“, so Geschäftsführer Rahlmann.
Fotodokumentation geschätzt
Besonders angetan hat es Rahlmann die Fotodokumentation. Er schätzt, dass der Kollege vor Ort den Baufortschritt sowie problematische Fragestellungen fotografieren kann, die Daten sofort ins Büro übertragen werden und ihm zur Verfügung stehen. Sollten Schwierigkeiten im Bauablauf vorkommen, zum Beispiel wenn Fremdleitungen in einer Trasse liegen, für die das Unternehmen vom Auftraggeber die Baufreiheit erhalten hat, kann der Geschäftsführer schnell mit dem Bauherren Kontakt aufnehmen und ihm das Foto zur Dokumentation und Absprache der weiteren Vorgehensweise per Mail zukommen lassen oder es auch für eine Behinderungsanzeige nutzen.
Auch erfasst das Bauunternehmen mit der 123erfasst-App zusätzlich die aktuellen Witterungsbedingungen direkt vor Ort zu beliebigen Zeitpunkten. Fabian Rahlmann erläutert: „Das ist besonders hilfreich in der Jahreszeit mit vielen Schlechtwettertagen und Unwettern. So können wir dem Kunden Verzögerungen im Bauablauf optimal dokumentieren.“
Materialverbrauch und Maschineneinsatz erfassen
Konzentrierte man sich bei Rahlmann zu Beginn auf Zeiterfassung und Fotodokumentation, so erfasst das Hoch- und Tiefbauunternehmen mit der 123erfasst-App mittlerweile auch die Nachunternehmerleistungen sowie den Materialverbrauch und protokolliert den Maschineneinsatz. Im System sind die Materialien hinterlegt, die die Mitarbeiter sowohl dem Betriebshof als auch dem Konsignationslager entnehmen. Im letzteren werden Verbrauchsmaterialien wie Schrauben, Handschuhe, Schutzbrillen, Klebeband, Müllsäcke oder Bauschaum aufbewahrt. Tagesaktuell erhält Fabian Rahlmann von 123erfasst eine Übersicht über die den Lagern entnommenen Materialien und prüft anhand derer die Lieferantenrechnungen. Zukünftig ist geplant, die auf der Baustelle angelieferten Schüttgüter zu erfassen, die dazugehörigen Lieferscheine abzufotografieren und die Daten der Baustelle zuzuordnen. Dadurch hat der Firmenchef bei größeren Erdbewegungen immer einen tagesaktuellen Stand und verliert nicht den Überblick, sollten die dazugehörigen Papiere auf der Baustelle einmal verloren gehen.
Den Maschinen- und Geräteeinsatz protokolliert das Hoch- und Tiefbauunternehmen baustellenbezogen. Bereitstellungsgeräte wie Verdichter etc., die während der kompletten Baumaßnahme vor Ort sind, werden nur einmal angemeldet und wenn sie von der Baustelle entfernt werden wieder abgemeldet. Bei den Leistungsgeräten wie Kettenbaggern, Radlader und Walzenzügen ist Fabian Rahlmann an der Effizienz des Einsatzes interessiert. Daher erfasst man hier Einsatzzeiten, Zählerstände, erbrachte Leistung, wer das Gerät bedient hat und wieviel Liter getankt wurden. Geplant ist, diese Daten für die Kalkulation zukünftiger Projekte mit zu berücksichtigen, um noch genauer zu kalkulieren.
Weniger Zettel, mehr Transparenz
Durch den Einsatz der Software hat sich der bürokratische Aufwand und somit die Zettelwirtschaft für den Firmengründer deutlich minimiert sowie die Transparenz der Prozesse erhöht. „Heute kann keiner mehr behaupten, er hätte Zettel mit seinen Stunden ins Büro gelegt. Ich kann sofort nachvollziehen, ob die Stunden eingepflegt wurden.“ Gerade in der Gründungs- und der darauffolgenden Wachstumsphase ein wesentlicher Vorteil, der für den Einsatz der Software spricht.
Bildnachweise: 123erfasst/Timo Lutz Werbefotografie.