Stringente Digitalisierung – ERL Immobiliengruppe setzt auf Lösungen von 123erfasst

Stringente Digitalisierung – ERL Immobiliengruppe setzt auf Lösungen von 123erfasst

Die 1979 gegründete ERL Immobiliengruppe entwickelt, plant, baut, verkauft und verwaltet Pflegeeinrichtungen und Seniorenwohnungen. Mit über 100 realisierten Projekten im Segment des Seniorenwohnens ist die Gruppe Marktführer in Süddeutschland. Damit das auch weiterhin so bleibt, setzt ERL verstärkt auf die Digitalisierung. So hat sich das Unternehmen 2021 entschieden, die Lösungen 123erfasst für Zeiterfassung und Einsatzplanung sowie 123quality für das Qualitäts- und Mängelmanagement einzusetzen.

Der zu 100 % im Familienbesitz befindliche Mittelständler aus dem bayrischen Deggendorf erarbeitet für jedes Projekt maßgeschneiderte Lösungen auf Grundlage sorgfältiger Analysen und versteht sich dabei als Partner von Betriebsträgern, Städten und Gemeinden. Die Gruppe beschäftigt rund 400 Mitarbeiter und erstellt 80 % der Gewerke in Eigenleistung. So umfassen die hauseigenen Ausbaugewerke Zimmerei, Spenglerei, Metallbau, Malerbetrieb, Heizung, Lüftung, Sanitär, Hoch- und Tiefbau, Alubau, Steinbruch sowie Garten- und Landschaftsbau.

Alles aus einer Hand

ERL setzt Softwareprodukte der NemetschekGroup wie die ERP-Software NEVARIS Finance ein oder auch das CAD-System Allplan und ist äußerst zufrieden damit. Daher war es nur logisch, sich innerhalb des Konzerns umzuschauen, ob auch eine Zeiterfassungssoftware angeboten wird. Schnell wurde man fündig: Da 123erfasst die 100 %ige Tochterfirma der NEVARIS ist, eigens für den Baubereich programmiert wurde und die Anforderungen von ERL an Einsatzplanung, Fotodokumentation und Zeiterfassung abdeckt sowie eine Schnittstelle zu NEVARIS Finance anbietet, erteilte die IT-Abteilung nach intensiver Prüfung die Freigabe zum Einsatz. Das gleiche galt für die Aufgaben- und Mängelmanagement-App 123quality.

Mit letzterer erfassen die Mitarbeiter auf der Baustelle die mängelrelevanten Daten, die sofort auf eine zentrale Online-Datenbank übertragen und mit den Beteiligten geteilt werden. Für 123erfasst-Nutzer ist 123quality in die Lösung integriert und muss, wenn gewünscht, nur freigeschaltet werden. Der Vorteil: die Stammdaten werden nur einmal angelegt und können zentral gepflegt werden. Außerdem greift der Nutzer von beiden Anwendungen auf den gesamten Datenpool, wie Bautagesberichte, Fotos, Mängel etc., zu. Heute nutzt ERL 218 123erfasst- sowie acht 123quality-Lizenzen.

Intensive Testphase

Fünf Monate, von Mai bis September 2021, testete ERL mit einer 15-köpfigen Pilotgruppe intensiv die Zeiterfassungslösung. Dazu gab man alle Stammdaten der Mitarbeiter ein und wies diese einer heimatnahen Baustelle zu, um bei Fragen schnell reagieren zu können. Gleichzeitig disponierte man die Mitarbeiter weiterhin in Excel. Betriebswirtin Elisabeth Buchner, die die Einführung mit Michael Erl, dem zuständigen Vorstand der Gruppe, betreute, äußert sich dazu: „Peu á peu hat alles gut funktioniert und die Lohnbuchhaltung konnte die Daten im nächsten Schritt um die Personaldaten, wie Personal-ID und Eintrittsdatum, ergänzen.“ Nach dem positiven Abschluss der Pilotphase führte man alle Poliere in die Handhabung der Lösung ein.

Bei den Polieren läuft die 123erfasst-App auf dem Smartphone. Die gewerblichen Mitarbeiter stattete ERL mit einem Chip aus, mit dem diese ihre Arbeitszeiten über Terminals auf den Baustellen erfassen. Auch können sich die gewerblichen Kollegen die App mit einer eingeschränkten Nutzung auf ihr persönliches Smartphone herunterladen, um sich über ihre Einsätze zu informieren. Darüber hinaus füllen sie per App Fahrernachweise und Abwesenheitsanträge aus und führen Stundenkorrekturen durch.

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Auch Sonderfälle erfasst

Lief die Mitarbeiterdisposition ab August 2021 nur noch über 123erfasst, so schrieb man die Zeiten noch bis Mai 2022 parallel auf Stundenzetteln auf. Grund dafür waren zahlreiche Sonderfälle, wie zum Beispiel die Baggerwartung vor den eigentlichen Tätigkeiten. Elisabeth Buchner erklärt die Vorgehensweise: „So konnten wir nach und nach für alle anfallenden Sonderfälle, die nichts mit den Tätigkeiten auf der Baustelle zu tun haben, eine ganz individuell auf uns zugeschnitten Lösung erarbeiten und in 123erfasst integrieren.“

Mittlerweile spart die Lohnabteilung Zeit, indem keine handschriftlichen Zettel mehr eingesammelt und auch keine Daten aufwändig manuell eingegeben werden müssen. Auch gehört der immense Aufwand für Kontrollen ebenso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter sich auf der Baustelle ausgeloggt hat. Sollten Fehlbuchungen vorliegen, werden diese korrigiert. Dann werden die Daten zur Bearbeitung ins Lohnbuchhaltungssystem übertragen. Auch vereinfacht 123erfasst die Personalplanung. So ist für die technische Fachwirtin Corinna Schosser, zuständig für die Mitarbeiterdisposition, sofort ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist und welche Tätigkeiten der Kollege dort ausführt.

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Mängelbearbeitung leicht gemacht

Intensiv nutzt der Mittelständler die Mängeldokumentation per Foto. Während der Hausbegehungen fotografiert man alle Mängel und verortet diese auf dem in 123quality hochgeladenen Grundriss. Daraufhin werden die Mängel nach Gewerk sortiert, in einem Bericht mit einer Bearbeitungsfrist aufgeführt und an die internen und externen Gewerke zwecks Abarbeitung weitergeleitet. Der für die Nachverfolgung der Mängelbehebung zuständige Mitarbeiter überprüft nach der Frist, ob diese behoben wurden. Fachwirtin Corinna Schosser erläutert: „Ursprünglich haben wir bei Hausbegehungen mit Malerkrepp die Mängel markiert, dann fotografiert, die Fotos in einem Dokument mit der Verortung der Mängel beschrieben und den Gewerken zugeordnet.“ Mit der neuen Vorgehensweise spart das mittelständische Unternehmen viel Zeit. Mit wenigen Mausklicks ist alles dokumentiert und die Berichte können zeitnah an die relevanten Abteilungen oder externen Ausführenden weitergeleitet werden.

Einfacher, schneller und übersichtlicher

Früher hat man die Einsätze der Mitarbeiter in Excel-Listen aufgeführt, diese ausgedruckt und bei Bedarf per Hand geändert. Heute geht dies mit wenigen Klicks. „Der zeitliche Aufwand der Mitarbeiterdisposition per Excel war unwahrscheinlich hoch. Jetzt sieht jeder mit einem Blick in der App, wo er eingeteilt ist“, meint Schosser. Dieses Vorgehen ist für alle Beteiligten einfacher, übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Durch die akribische Vorbereitung und Einführung sowie die intensive Testphase mit der Pilotgruppe konnte ERL Unwägbarkeiten eliminieren und die Arbeiter auf der Baustelle waren nach kurzer Einweisung in der Lage, problemlos mit 123erfasst zu arbeiten.

Da die ERL Immobiliengruppe die Digitalisierung in allen Bereichen vorantreibt, ist der Einsatz der beiden Lösungen eine strategische Entscheidung. So hat sich die Fehlerquote deutlich verringert, die Berichte sind qualitativ besser geworden und durch die Verkürzung der administrativen Vor- und Nachbereitungen können sich die Mitarbeiter mehr auf ihre originären Tätigkeiten konzentrieren.

Stringente Digitalisierung – ERL Immobiliengruppe setzt auf Lösungen von 123erfasst

Bildnachweise: Erl Immobiliengruppe

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