Bautagebuch: Mit unserer Vorlage kommst du deinen Pflichten kinderleicht nach

Mann arbeitet auf Baustelle mit digitaler Bautagebuch-Vorlage

Die Dokumentation des Bauablaufes kann mitunter sehr wichtig sein, besonders wenn viele Gewerke am Bau beteiligt sind. Warum ein Baustellentagebuch sinnvoll ist, welche Details darin festgehalten werden und wie eine Bautagebuch-Vorlage deine Arbeit erleichtert – das und mehr erfährst du in diesem Artikel.

Definition – Was ist ein Bautagebuch?

Grundsätzlich dient ein Bautagebuch der detaillierten Dokumentation des Entstehungsprozesses eines Bauwerks in all seinen Einzelheiten. Es soll vorrangig den Stand des Bauprojektes und gegebenenfalls erkannte Mängel und Bauschäden beweiskräftig festhalten.

In der Regel führt der Bauleiter oder der beauftragte Architekt das Baustellentagebuch. Am Ende des Bauprozesses ist das Bautagebuch ein wichtiger Bestandteil der Bauakte: Anhand ihr kann nachvollzogen werden, was, wann passiert ist, wer welche Arbeiten ausgeführt hat und welche Auswirkungen besondere Vorfälle auf den gesamten Bauablauf hatten. So kann beispielsweise ein Ausfall einer Baumaschine oder ein nachträglicher Änderungswünsch zu einem Verzug geführt haben.

Gut zu wissen: Die Bezeichnung Bautagebuch wird auch für die persönliche Dokumentation von privaten Bauherrn beim Bau eines Eigenheims benutzt. In dieser Form dient es als individuelles Erinnerungsstück und hat bei rechtlichen Auseinandersetzungen oft einen geringeren beziehungsweise keinen Beweiswert.

Achtung Verwechslungsgefahr – Unterschied zum Bautagesbericht

Das Bautagebuch – auch Baustellentagebuch genannt – wird häufig mit dem Bautagesbericht gleichgesetzt beziehungsweise synonym verwendet. Doch der Unterschied ist gravierend:

  • Ein Bautagebuch ist ein fortlaufendes, schriftliches Dokument, in dem die täglichen Aktivitäten, Fortschritte und Probleme bei einem Bauprojekt festgehalten werden. Es dient als Nachweis für die Arbeiten und ist oft ein wichtiger Bestandteil für spätere Abrechnungen und Schadensersatzansprüche.
  • Ein Bautagesbericht hingegen ist ein täglicher, schriftlicher Bericht über die Arbeiten, die an einem Bauprojekt durchgeführt wurden. Er enthält Informationen über den Fortschritt des Projekts, die erledigten Aufgaben und eventuelle Probleme oder Verzögerungen. Der Bautagesbericht ist meist kürzer und prägnanter als das Bautagebuch und wird häufig zur Ermittlung der Kosten sowie als Stundennachweis verwendet.
Bautagebuch: Mit unserer Vorlage kommst du deinen Pflichten kinderleicht nach

Ist ein Bautagebuch Pflicht?

Das Führen eines Bautagebuches ist für Bauleiter und für Architekten, die mit der achten Leistungsphase nach der HOAI beauftragt wurden, verpflichtend.

Bei nicht ordnungsgemäßer Führung der Aufzeichnungen können Honoraranteile gekürzt oder gar gestrichen werden. Zuvor muss der Auftraggeber dem Architekten beziehungsweise dem Bauleiter jedoch eine gesetzliche Nacherfüllungsfrist einräumen.

Kann der Auftraggeber beweisen, dass wegen der mangelnden Bauüberwachung Schaden am Objekt entstanden ist, kann dieser Schadensersatz einklagen.

Ist das Führen eines Baustellentagebuchs nicht explizit Bestandteil eines Vertrages, so ist es ansonsten für niemanden, weder für Bauherren noch für Handwerker und andere ausführende Unternehmen, Pflicht.

Warum ist ein Bautagebuch so wichtig?

Die detaillierte Dokumentation im Baustellentagebuch wird oft als nerviges Übel angesehen. Doch spätestens, wenn es zu Streitigkeiten, schlimmstenfalls sogar zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt, ist eine lückenlose Aufzeichnung Gold wert. Denn das Bautagebuch hat vor Gericht das Potenzial als Beweismaterial zu gelten.

Arbeiter im Baugewerbe kommt seiner Pflicht zur Zeiterfassung nach

Auch bei später auftretenden Baumängeln ist es wichtig, den Verlauf des Bauprozesses rekonstruieren zu können. Das Bautagebuch kann dabei helfen, den Fall aufzuklären und den Verantwortlichen zu finden. Durch die präzisen Aufzeichnungen behältst du nicht nur den Überblick über den Fortschritt des Baus, sondern du kannst dein Vorgehen auch schrittweise noch nach Wochen eindeutig belegen und nachvollziehen.

Fehlen hingegen wichtige Informationen, kann das im Streitfall dazu führen, dass der Bauleiter gewährleistungspflichtig ist oder der Bauherr sein Honorar kürzt.

Wie schreibe ich ein Baustellentagebuch?

Anders als der Begriff Tagebuch es vermuten lässt, kommen in ein Bautagebuch ausschließlich Fakten und Daten. Träume, die man in der Bauphase erlebt, haben darin also nichts zu suchen.

Während es für Architekten und Bauleiter verpflichtend ist, ein Baustellentagebuch anzulegen und zu pflegen, so ist über die Form nichts Genaueres festgeschrieben. Grundsätzlich sollte es alle Angaben, die für die Ausführung und Abrechnung des Auftrages von Bedeutung sein können, enthalten.

Dazu hast du sowohl die Option, es schriftlich in Papierform zu führen oder durch spezielle Bautagebuch-Apps.

Wichtig: Das Bautagebuch muss regelmäßig geführt werden – bestenfalls täglich, mindestens aber bei jedem Baustellbesuch. Rechtliche Vorschriften dazu gibt es nicht. Je kürzer die Abstände der Einträge sind, desto eher lassen sich Baumängel und Verzüge feststellen und proaktiv beheben.

Diese Informationen sollte dein Bautagebuch enthalten

Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs muss ein Bautagebuch für eine zuverlässige Beweiskraft den jeweiligen Stand und Fortschritt wesentlicher Details explizit dokumentieren.

Zur erfolgreichen Abwehr möglicher Schadensersatzforderungen sollten grundsätzlich die folgenden Aspekte in einem Baustellentagebuch enthalten sein:

  • Details zum Bauobjekt inkl. Projektnummer, Bezeichnung und Zeitspanne
  • Angaben zum Auftraggeber sowie Datum des Eintrags
  • Daten über Nachunternehmer, ausführende Firmen und Gewerke
  • Anwesende Mitarbeiter: Ingenieure, Bauleiter, Bauherr, Bauprüfer, etc.
  • Verwendete Materialien und Baustoffe inkl. Mengenangaben und Einbaubedingungen
  • Verwendete Geräte und Baumaschinen inkl. Einsatz- und Stillstandzeiten bzw. Störungen
  • Angaben zum Baufortschritt
  • Besondere Vorfälle: Mängel, Bauschäden, Unfälle, Verzögerungen sowie Störungen
  • Witterungsbedingungen
  • Fotodokumentation von allen Bauabschnitten sowie sichtbarer Mängel
  • Vereinbarte Zusatzleistungen, Abnahmeprotokolle und Anweisungen
  • Prüfungen und Messungen, Dokumentation von Kabel- und Rohrleitungsinstallationen
  • Datenblätter, wie Einbau- und Betriebsanleitungen
  • Protokolle von Besprechungen

Damit du nichts vergisst, nutze unser papierbasiertes Bautagebuch-Muster oder greife zu unserer Bautagebuch-App.

In welcher Form muss ich ein Bautagebuch führen?

Grundsätzlich ist es nur nach HOAI verpflichtend, ein Bautagebuch zu führen. Es gibt jedoch keine gesetzlichen Rahmenbedingungen, in welcher Form das Bautagebuch vorliegen muss. Du hast also die Wahl, ob du dein Bautagebuch lieber per Hand oder als Bautagebuch-App führen möchtest.

In der Vergangenheit wurden Bautagebücher meist mit Zettel und Stift geführt, heutzutage bieten digitale Lösungen jedoch viele Vorteile, wie du im Folgenden lesen kannst.

Papierbasierte Bautagebuch-Vorlagen

Viele Bauunternehmen führen ihr Baustellentagebuch noch per Hand auf Papier. Damit du keine wichtigen Informationen vergisst, helfen dir Muster wie unsere Word-Vorlage.

Digitale Bautagebuch-Vorlagen

Noch hilfreicher ist es, wenn du auf Vorlagen zurückgreifst, die dir in einer Bautagebuch-App zur Verfügung gestellt werden. Im Gegensatz zur analogen Dokumentation haben diese Art von Bauleiter-Apps noch einige weitere Pluspunkte:

  • Ortsunabhängigkeit: Alle Daten sind überall in Echtzeit verfügbar. Die Synchronisierung passiert, sobald Netz verfügbar ist.
  • Standardisierte Eingabe: Durch die standardisierte Eingabe erfassen alle Mitarbeiter identisch, dadurch gibt es keine Missverständnisse und weniger Rückfragen.
  • Spracheingabe: Daten können komfortabel per Spracheingabe eingegeben werden – kein lästiges Schreiben mehr.
  • Übersichtlichkeit: Ein übersichtliches Layout gibt das Bauprojekt Tag für Tag wieder. Das Firmenlogo kann einfach hinzugefügt werden – auch für die Druckversion. Individuelle Anpassungen sind möglich. Der Ausdruck ist ohne Unterschrift gültig.
  • Autovervollständigungsfunktion: Zuvor eingegebene Texte können kopiert sowie auch per Autovervollständigungsfunktion beliebig oft wiederverwendet werden.

Jetzt mit unserem Bautagebuch-Muster durchstarten

Egal ob analog mit Stift und Papier oder digital, ein Bautagebuch ist für Bauleiter und bauleitende Architekten Pflicht. Damit keine Information verloren geht, empfehlen wir dir im Folgenden unser papierbasierte Bautagebuch-Vorlage als Word-Datei herunterzuladen. Oder du greifst direkt zu unserer Bautagebuch-App.

Fülle das Formular aus und wir schicken dir die Bautagebuch-Vorlage

Bildnachweise: AzmanJaka/E+ via Getty Images; 123erfasst.